Huishoudelijk Reglement en Algemene Voorwaarden

1. Algemeen Reglement

1. Algemeen

    1. Het bestuur en de verantwoordelijke commissies beslissen op punten waar het in dit Reglement tekortschiet. Dit dient te allen tijde opgevolgd te worden.

    2. Iedereen mag gebruik maken van onze openbare servers zolang diegenen zich aan de regels houden. Gebruikers die geen lid of donateur zijn, mogen bij het verbreken van de regels direct toegang ontzegd tot de servers en diensten van Shadowzone Gaming. Bij leden en donateurs dient de overweging te allen tijde door het bestuur gemaakt te worden.

    3. Het gebruik van de informatie op de servers van Shadowzone Gaming is gratis zolang u deze informatie niet kopieert, verspreidt of op een andere manier gebruikt of misbruikt. U mag de informatie op deze servers alleen hergebruiken volgens de regelingen van het dwingend recht.

    4. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Shadowzone Gaming is het niet toegestaan tekst, fotomateriaal of andere materialen verkregen via Shadowzone Gaming her te gebruiken. Het intellectueel eigendom berust bij Shadowzone Gaming.

    5. Shadowzone Gaming streeft naar zo actueel mogelijke servers. Mocht ondanks deze inspanningen de informatie van of de inhoud op deze communicatiemiddelen onvolledig en of onjuist zijn, dan kunnen wij daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.

    6. De informatie en/of producten binnen onze vereniging worden aangeboden zonder enige vorm van garantie en of aanspraak op juistheid. Wij behouden ons het recht voor om deze materialen te wijzigen, te verwijderen of opnieuw te plaatsen zonder enige voorafgaande mededeling. Shadowzone Gaming aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige informatie die op onze communicatiemiddelen staan waar wij via hyperlinks naar verwijzen.

    7. Om gebruik te kunnen maken van de servers en diensten van Shadowzone Gaming is het vereist om vanaf de dag van toetreden minimaal 16 jaar te zijn. Ter controle kan er om een legitimatiebewijs gevraagd worden. Het bestuur kan uitzonderingen maken op de minimale leeftijd indien de persoon jonger dan 16 jaar een volwassen mentaliteit en houding uitstraalt die passend is binnen de vereniging.

    8. Het misbruiken van de permissies die u hebt vanwege de functie die u uitoefent binnen Shadowzone Gaming zal leiden tot een directe inname van die permissies en de functie die u uitoefent met eventueel aanvullende consequenties. Bij verenigingsleden kan dit leiden tot een ontzetting. Hiervan dient het bestuur u schriftelijk op de hoogte te brengen.



2. Gedragsregels

    1. We verwachten een respectvolle houding naar elkaar toe. Binnen Shadowzone Gaming is er geen plek voor haat, discriminatie of racisme.

    2. Aanstootgevend taalgebruik (bijvoorbeeld schelden met ‘kanker’) en aanstootgevende content delen is niet toegestaan.

    3. Uw gebruikersnaam in servers en games dient representatief en duidelijk zijn.

    4. Het kan een keer voorkomen dat het spel niet gaat zoals gewenst. Gezelligheid staat bij ons bovenaan en iemand mag dus niet afgerekend worden op zijn/haar vaardigheden in games.

    5. Het promoten of verheerlijken van illegale content, drugs, wapens of overmatig drankgebruik is niet toegestaan.

    6. Reclame uitingen van welke soort dan ook, waarvoor geen toestemming is verleend door het bestuur, zijn niet toegestaan.

    7. Om communicatie via Discord soepel te laten verlopen, verwachten we een goed werkende headset en microfoon.



3. Betalingen

    1. Voor de prijzen die wij voor onze diensten rekenen, geldt dat wij streven naar een zo zorgvuldig mogelijke weergave van de realiteit en de bedoelde prijzen. Fouten die daarbij ontstaan en herkenbaar zijn als programmeer- dan wel typefouten, vormen nooit een aanleiding om een contract dan wel overeenkomst met Shadowzone Gaming te mogen claimen of te veronderstellen.

    2. Zodra er betaald is voor een dienst van Shadowzone Gaming heeft u geen recht op terugbetaling van het betaalde bedrag. Dit kan alleen in overeenstemming met het bestuur. Dit geldt niet voor events, hiervoor gelden aangepaste annuleringsvoorwaarden die omschreven zijn in het Event Reglement.

    3. Aan donaties vallen geen rechten te ontlenen. Shadowzone Gaming mag de voorwaarden aanpassen en de voordelen gekoppeld aan de donatie wijzigen.



4. Donateurschap

    1. Donateurs betalen een jaarlijkse bijdrage van minimaal tien euro per jaar en/of ze boosten de hoofd Discord server minimaal één maand. In dat laatste geval bent u donateur zolang als u de Discord server boost.

    2. Het bestuur kan besluiten het donateurschap in te trekken zodra er wordt gehandeld in strijd met de wet, de Statuten of dit Reglement.

    3. De financiële voordelen gekoppeld aan het donateurschap zijn niet geldig voor donateurs die niet de jaarlijkse bijdrage van tien euro hebben betaald.

    4. Bij het aflopen, opzeggen of intrekken van het donateurschap zijn alle daaraan gekoppelde voordelen niet meer geldig en heeft u geen recht op compensatie.

    5. Zodra u de hoofd Discord server van Shadowzone Gaming (server ID: 331058477541621774) verlaat, wordt dit gezien als het opzeggen van het donateurschap waarmee alle rechten van het donateurschap per direct vervallen.

    6. Indien een donateurschap niet voor 1 januari is opgezegd wordt het automatisch verlengd voor het nieuwe jaar.



5. Lidmaatschap

    1. Om aan de eisen om lid te worden te voldoen moet u:

      • 20 euro per jaar aan contributie betalen;

      • betrokken zijn bij de vereniging en een aantal leden hebben leren kennen;

      • aanwezig zijn geweest bij één of meerdere fysieke activiteiten georganiseerd door Shadowzone Gaming

of

een actieve rol spelen in de organisatie van Shadowzone Gaming;

      • actief zijn in de voice kanalen van de Discord server van Shadowzone Gaming;

      • en schriftelijk toegelaten worden door het bestuur.

    1. De eisen om lid te worden gelden als hoofdzakelijke richtlijnen waar het bestuur van af mag wijken.

    2. De rechten van leden zijn de rechten benoemd in dit Reglement, de Statuten en het Nederlands Burgerlijk Wetboek rondom het uitoefenen van het verenigingslidmaatschap.



6. Commissies

    1. Commissies voeren onder verantwoordelijkheid van het bestuur of de algemene vergadering bepaalde taken uit in de organisatie van de vereniging.

    2. De besluitvorming in een commissie komt tot stand met een meerderheid van de stemmen van de commissieleden, waarbij ieder commissielid één stem heeft.

    3. Alles wat binnen een commissie besproken wordt is vertrouwelijk. Naar buiten toe wordt alleen hetgene gecommuniceerd wat onderling afgesproken is. Meningsverschillen of conflicten worden alleen besproken binnen de commissie of met bestuurders, maar niet daarbuiten.

    4. Binnen commissies kan het bestuur in de volgende gevallen ingrijpen:

      1. bij handelingen in strijd met de wet, dit Reglement, de Statuten of het Privacybeleid;

      2. bij imagoschade van de vereniging;

      3. bij handelingen die tegen de richtlijnen van andere secties ingaan.

    5. De sectieleden of zijn niet bevoegd om:

      1. regels te stellen die in strijd zijn met de wet, dit Reglement, de Statuten of het Privacybeleid;

      2. beslissingen te nemen die uitsluiting van donateurs en/of verenigingsleden tot gevolg hebben;

      3. andere beslissingen te nemen dan die nodig zijn om hun taak uit te oefenen;

      4. financiële transacties te doen of af te nemen in naam van de vereniging.

    6. Sectie Social Media is belast met

      1. het actief houden van de social media kanalen van de vereniging;

      2. het onderhouden van de website.

    7. Sectie Events is belast met

      1. de organisatie van evenementen.

    8. Sectie ICT is belast met

      1. het onderhouden van de servers.

    9. Sectie Games is belast met

      1. de organisatie van online activiteiten;

      2. game servers opzetten en onderhouden.



7. Servers

    1. Hacken, cheaten of het gebruik van illegale software is niet toegestaan en kan leiden tot een verwijdering uit Shadowzone Gaming. Daarnaast kan er een melding met bijgevoegd rapport verstuurd worden naar een betrokken organisatie of instantie.

    2. Het misbruiken van fouten (zogenoemde bug abuse) in servers van Shadowzone Gaming is ten strengste verboden. Bugs dienen te worden aangegeven.

    3. Het is niet toegestaan om een verbanning van een van onze servers proberen te omzeilen.

    4. Zodra u virtuele items ontvangt na een betaling of door progressie in een van onze servers, biedt dat geen garanties voor de toekomst. Shadowzone Gaming is niet aansprakelijk voor wat u met deze items doet, verlies van deze spullen door technische problemen of fouten of voor het innemen van deze items na overtreding van de regels. Aanpassingen in de server kunnen gevolgen hebben voor deze virtuele items, die u hierdoor kunt verliezen. De verkregen virtuele items hebben geen monetaire waarde.



8. Vergoedingen

    1. Bestuursleden zijn geen contributie aan de vereniging verschuldigd.



9. Geheimhouding

  1. Er geldt een geheimhoudingsplicht voor alle bijzonderheden die u bij uw inzet voor de vereniging over de vereniging, leden en andere relaties van de vereniging te weten ben gekomen. Het is verboden deze informatie op welke manier dan ook direct of indirect met derden te delen.

  2. Het gaat bij het bepaalde in lid 1 over informatie waarvan u het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Dit geldt in elk geval, maar niet uitsluitend, voor persoonsgegevens en verkregen informatie die (nog) niet publiekelijk is.

  3. Deze geheimhouding geldt zowel tijdens als na afloop van uw inzet voor de vereniging.

  4. Bij het ter beschikking krijgen van vertrouwelijke gegevens bent u individueel verantwoordelijk voor het veilig bewaren van die gegevens. U dient hier verantwoordelijk mee om te gaan en bent verplicht hier minimaal net zo veilig mee om te gaan als dat u omgaat met uw eigen gegevens.

  5. Bij het einde van uw actieve inzet voor de vereniging bent u verplicht alle eigendommen, correspondentie, aantekeningen, tekeningen, (elektronische) informatiedragers en andere zaken die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging in te leveren bij het bestuur van de vereniging. Ook alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging bent u verplicht op dat moment over te dragen aan het bestuur van de vereniging. Na overdracht dienen deze gegevens definitief en niet-traceerbaar verwijderd te worden.

  6. Bij overtreding van het betreffende in dit Artikel en/of een aanvullende geheimhoudingsverklaring zal de vereniging de inzet van de desbetreffende persoon met onmiddellijke ingang beëindigen. Bij leden leidt dit tot een schorsing waarop het bestuur kan overgaan tot ontzetting. Daarnaast is een persoon die dit Artikel overtreedt verantwoordelijk voor de door schade gemaakte kosten.


10. Streamen

  1. Met streamen bedoelen we onder dit Artikel het livestreamen op externe platformen zoals Twitch of YouTube.

  2. Op het moment dat u wilt gaan streamen en u zit in een van de voice kanalen van onze Discord server dan dient u de mensen in het kanaal op te hoogte te brengen van het feit dat u wilt gaan streamen en hun toestemming te vragen voor deelname hieraan. Ook moet het voor iedereen die dat channel joined duidelijk zijn dat ze deelnemen aan een stream.

  3. Zodra u uw stream wilt promoten binnen Shadowzone Gaming dient u Shadowzone Gaming te benoemen in de beschrijving met een linkje naar onze website en Discord server. Ook moet de Discord link van onze server minimaal ieder kwartier gepost worden in de chat van de livestream. Het bestuur kan per streamer andere/aanvullende voorwaarden stellen.

  4. Als u streamt terwijl u in een van onze voice kanalen zit dan moet u voldoen aan Lid 3 van dit Artikel zodra u op het kanaal waarop u streamt verwijzingen maakt naar andere community's, servers of organisaties.

  5. Als u Shadowzone Gaming ergens benoemt of naar verwijst dan dient u zich tijdens de streams te houden aan dit Reglement.

2. Events

Events zijn de door Shadowzone Gaming georganiseerde of aan Shadowzone Gaming gerelateerde activiteiten.


1. Algemeen

    1. Bij aanmelding voor een event gaat u automatisch akkoord met het Reglement.

    2. Bij het verbreken van één of meerdere regels tijdens of buiten een event of het niet opvolgen van de aanwijzingen van een van de bestuurders of verantwoordelijke commissieleden, kan per direct uw toegang worden ontzegd van het event en de locatie waar het event plaatsvindt. Dit kan gepaard gaan met een uitsluiting van toekomstige events.

    3. Deelname aan events geschiedt op eigen risico.

    4. Er kan bij aanmelding om een legitimatiebewijs gevraagd worden om te controleren of de deelnemer de juiste leeftijd hebt om deel te mogen nemen aan een activiteit.



2. Gedragsregels

  1. Bij diefstal of vernieling zullen we een melding maken bij de politie en zal dit leiden tot een directe verwijdering uit Shadowzone Gaming.

  2. Het gebruik van wiet is verboden om te gebruiken op het event terrein en alleen onder strikte voorwaarden daarbuiten. Verder is het gebruik van en/of handelen in (illegale) drugs tijdens events ten strengste verboden. Overtreding hiervan zal leiden tot een directe verwijdering uit Shadowzone Gaming.

  3. Overmatig gebruik van alcoholische drank (en het daarmee van last zijn van anderen) is niet toegestaan. Daarnaast dienen zelf meegenomen alcoholische dranken op een door het bestuur aangewezen plek neergezet te worden en daar ook te blijven.

  4. Elke vorm van fysiek of mentaal geweld keuren we ten strengste af en kan leiden tot een verwijdering uit Shadowzone Gaming.

  5. Het is onder geen enkele voorwaarde toegestaan om aan de (netwerk)apparatuur van Shadowzone Gaming of derden te zitten zonder expliciete toestemming van het bestuur of de eigenaar van de desbetreffende apparatuur.

  6. Hacken, cheaten of het gebruik van illegale software is niet toegestaan.

  7. Het veroorzaken van te veel geluidsoverlast kan tot inbeslagname van de betreffende geluidsapparatuur leiden.

  8. Roken tijdens fysieke activiteiten is mogelijk op de door het bestuur aangewezen plekken. Deze rookplekken zullen nooit binnen zijn en dus altijd buiten.

  9. We zijn met zijn allen verantwoordelijk voor het schoon en netjes achterlaten van de locatie. Dat betekent dat we dus met zijn allen opruimen en alles zo schoon mogelijk houden.



3. Aanmeldingen

  1. Indien er meer inschrijvingen dan plekken zijn bij events geldt een prioriteitssysteem. Dit betekent dat leden eerste prioriteit hebben op een plek, donateurs tweede prioriteit en de rest derde prioriteit. Dit prioriteitssysteem geldt tot maximaal één maand voor het event plaatsvindt. Het bestuur kan uitzonderingen en aanvullingen stellen op dit prioriteitssysteem.

  2. Voor het verrekenen van de korting op events voor leden en donateurs wordt de status van de persoon op het moment van aanmelden gehanteerd.


4. Betalingen

  1. Betalingen voor events gaan digitaal via betaalverzoeken. Het dus niet mogelijk om contant of ter plaatse te betalen. Tenzij anders aangegeven door het bestuur.

  2. Een inschrijving is pas compleet zodra er betaald is. Zolang er niet betaald is voor het event vallen er geen rechten te ontlenen aan het invullen van het aanmeldingsformulier.

  3. Tot een maand voor een event is het mogelijk om gratis te annuleren. Bij annuleren binnen één maand voor een activiteit heeft u geen recht op (volledige) teruggave van geld, tenzij anders gecommuniceerd door het bestuur.



5. Stroom en internet

  1. Bij LAN-party’s stellen we in principe één stopcontact en één ethernetaansluiting per persoon beschikbaar. Zorg dus dat u een stekkerdoos meeneemt.

  2. Om het netwerk niet te overbelasten is het niet de bedoeling om spellen te gaan downloaden tijdens de LAN-party. Doe dit van tevoren thuis.

  3. Iedere deelnemer mag maximaal één beeldscherm meenemen naar het event.

  4. U mag er niet op rekenen dat er een draadloos netwerk aanwezig is. Zorg er dan ook voor dat u geen wifi nodig heeft.

  5. Shadowzone Gaming zorgt ervoor dat er voor iedere deelnemer een ethernetkabel (en -aansluiting) aanwezig is.

  6. De stroomvoorziening is gebaseerd op één pc per persoon. Dat houdt in dat aanvullende apparatuur die stroom verbruikt niet toegestaan is indien het bestuur hier geen toestemming voor gegeven heeft.

3. Privacy

  1. Uw privacy wordt gewaarborgd zoals omschreven in het Privacybeleid.

  2. Het is nadrukkelijk niet toegestaan om persoonsgegevens of beeldmateriaal die verkregen is via Shadowzone Gaming te delen met derden zonder toestemming. Hieronder valt ook het opgeslagen beeldmateriaal in de Google Drive omgeving.

  3. Bij deelname aan de groepsfoto's op events gaat u automatisch akkoord dat Shadowzone Gaming deze groepsfoto's mag publiceren.