Huishoudelijk reglement en algemene voorwaarden

1. Algemeen

    1. Om gebruik te kunnen maken van de servers en diensten van Shadowzone Gaming is het vereist om vanaf de dag van toetreden minimaal 16 jaar te zijn. Ter controle kan er om een legitimatiebewijs gevraagd worden.

    2. Het bestuur en de verantwoordelijke commissies beslissen op punten waar het in het reglement tekortschiet. Dit dient te allen tijde opgevolgd te worden.

    3. Iedereen mag gebruik maken van de openbare servers, zolang ze zich aan de regels houden. Gebruikers die geen lid of donateur zijn, mogen bij het verbreken van de regels direct toegang ontzegd tot de servers en diensten van Shadowzone Gaming. Bij leden en donateurs dient de overweging te allen tijde door het bestuur gemaakt te worden.

    4. Het gebruik van de informatie op de servers van Shadowzone Gaming is gratis zolang u deze informatie niet kopieert, verspreidt of op een andere manier gebruikt of misbruikt. U mag de informatie op deze servers alleen hergebruiken volgens de regelingen van het dwingend recht.

    5. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Shadowzone Gaming is het niet toegestaan tekst, fotomateriaal of andere materialen verkregen via Shadowzone Gaming her te gebruiken. Het intellectueel eigendom berust bij Shadowzone Gaming.

    6. Shadowzone Gaming streeft naar zo actueel mogelijke servers. Mocht ondanks deze inspanningen de informatie van of de inhoud op deze communicatiemiddelen onvolledig en of onjuist zijn, dan kunnen wij daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.

    7. De informatie en/of producten binnen onze vereniging worden aangeboden zonder enige vorm van garantie en of aanspraak op juistheid. Wij behouden ons het recht voor om deze materialen te wijzigen, te verwijderen of opnieuw te plaatsen zonder enige voorafgaande mededeling. Shadowzone Gaming aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige informatie die op onze communicatiemiddelen staan waar wij via hyperlinks naar verwijzen.

    8. Het misbruiken van de rechten die je hebt vanwege de functie die je uitoefent binnen Shadowzone Gaming zal leiden tot een directe inname van de rechten en de functie die je uitoefent met eventueel aanvullende consequenties. Bij verenigingsleden kan dit leiden tot een ontzetting. Hiervan dient u schriftelijk van op de hoogte te worden gebracht.



2. Gedragsregels

    1. We verwachten een respectvolle naar elkaar toe. Binnen Shadowzone Gaming is er geen plek voor haat, discriminatie of racisme.

    2. Schelden met ‘kanker’ is niet toegestaan.

    3. We verwachten een volwassen houding. Hierbij hoort een minimale leeftijd van 16 jaar oud. Hierop kan het bestuur uitzonderingen op maken zodra een persoon jonger dan 16 jaar een volwassen mentaliteit en houding uitstraalt.

    4. Je in-game naam moet representatief zijn.

    5. Het kan een keer voorkomen dat het spel niet gaat zoals je zou willen. Gezelligheid staat bij ons bovenaan en je mag dus niet afgerekend worden op je vaardigheden in games.

    6. Het delen van extreme content is niet toegestaan.

    7. Het promoten of verheerlijken van illegale content, drugs, wapens of overmatig drankgebruik is niet toegestaan.



3. Betalingen

    1. Tot voor een maand voor een activiteit is het mogelijk om gratis te annuleren. Bij annuleren binnen één maand voor een activiteit heb je geen recht op teruggave van geld.

    2. Voor de prijzen die wij voor onze diensten rekenen, geldt dat wij streven naar een zo zorgvuldig mogelijke weergave van de realiteit en de bedoelde prijzen. Fouten die daarbij ontstaan en herkenbaar zijn als programmeer- dan wel typefouten, vormen nooit een aanleiding om een contract dan wel overeenkomst met Shadowzone te mogen claimen of te veronderstellen.

    3. Zodra u betaalt heeft voor een dienst van Shadowzone Gaming kunt u het overgemaakte bedrag niet zomaar terugkrijgen, met uitzondering van de in lid 1 bepaalde. Dit kan alleen in overeenstemming met het bestuur.

    4. Aan een donatie vallen geen rechten te ontlenen. Shadowzone Gaming mag de voorwaarden aanpassen en de voordelen gekoppeld aan de donatie wijzigen.

    5. Zodra je onze Discord server waar je de donatie voor hebt gedaan verlaat, verlopen de rechten gekoppeld aan de donatie die je hebt gedaan.



4. Donateurschap

    1. Donateurs betalen een jaarlijkse bijdrage van minimaal tien euro en/of ze boosten de Discord server. In dat laatste geval ben je donateur zolang als je de Discord server boost.

    2. Het donateurschap kan worden ingetrokken zodra er wordt gehandeld in strijd met de wet, de statuten, de privacyverklaring of het huishoudelijk reglement.

    3. Bij het aflopen, opzeggen of intrekken van het donateurschap zijn alle daaraan gekoppelde voordelen niet meer geldig.

    4. Zodra je de hoofd Discord server van Shadowzone Gaming (server ID: 331058477541621774) verlaat, wordt dit gezien als het opzeggen van het donateurschap waarmee alle rechten van het donateurschap per direct vervallen.



5. Leden

    1. Om aan de eisen om lid te worden te voldoen moet je:

      • 20 euro per jaar aan contributie betalen;

      • betrokken zijn bij de vereniging en een aantal leden hebben leren kennen;

      • aanwezig zijn geweest bij één of meerdere fysieke activiteiten georganiseerd door Shadowzone Gaming;

      • een actieve rol (willen) spelen in de organisatie van Shadowzone Gaming;

      • en schriftelijk toegelaten worden door het bestuur.

    2. De eisen om lid te worden gelden als hoofdzakelijke richtlijnen waar het bestuur van af mag wijken.

    3. De rechten van leden zijn:

      • de rechten benoemd in artikel 4 lid 2;

      • de rechten benoemd in de statuten en de Nederlandse wet rondom het uitoefenen van het verenigingslidmaatschap.



6. Commissies

    1. Commissies voeren onder verantwoordelijkheid van het bestuur of de algemene vergadering bepaalde taken uit in de organisatie van de vereniging.

    2. De besluitvorming in een commissie komt tot stand met een meerderheid van de stemmen van de commissieleden, waarbij ieder commissielid één stem heeft. Het verantwoordelijk bestuurslid van de commissie heeft het vetorecht.

    3. Binnen commissies kan het bestuur in de volgende gevallen ingrijpen:

      1. bij handelingen in strijd met de wet, het huisreglement, de statuten of de privacyverklaring;

      2. bij imagoschade van de vereniging;

      3. bij handelingen die tegen de richtlijnen van andere secties ingaan;

      4. bij handelingen die tegen de richtlijnen ingaan van de leider van sectie games.

    4. De sectieleden of zijn niet bevoegd om:

      1. regels te stellen die in strijd zijn met de wet, het huisreglement, de statuten of de privacyverklaring;

      2. beslissingen te nemen rondom donateurs en/of verenigingsleden;

      3. andere beslissingen te nemen dan die nodig zijn om hun taak uit te oefenen;

      4. financiële transacties te doen of af te nemen in naam van de vereniging.

    5. Sectie games is belast met

      1. het organiseren van toernooien binnen games;

      2. het toezicht houden op de spelers van de games;

      3. het actief houden van de games.

    6. Sectie extern is belast met

      1. het actief houden van de sociale kanalen van de vereniging;

      2. het onderhouden van de website;

    7. Sectie events is belast met

      1. de organisatie van activiteiten.

    8. Sectie ICT is belast met

      1. het onderhouden van de servers.

    9. Sectie FiveM is een statutaire commissie.



7. Discord

    1. Om communicatie via Discord soepel te laten verlopen, verwachten we een goed werkende headset en microfoon.

    2. Je Discord naam dient representatief en duidelijk zijn. Je moet herkenbaar zijn.

    3. Reclame uitingen van welke soort dan ook, waar geen toestemming voor is verleend, zijn niet toegestaan.



  1. Servers

    1. Hacken, cheaten en het gebruik van illegale software is niet toegestaan en kan leiden tot een verwijdering uit Shadowzone Gaming. Daarnaast kan er een melding met bijgevoegd rapport verstuurd worden naar een betrokken organisatie of instantie.

    2. Het misbruiken van fouten in de servers (zogenoemde bug abuse) is ten strengste verboden. Bugs dienen te worden aangegeven.

    3. Het is niet toegestaan om een verbanning proberen te omzeilen.

    4. Zodra je virtuele items ontvangt na een betaling of door progressie in een server, biedt dat geen garanties voor de toekomst. Shadowzone Gaming is niet aansprakelijk voor wat je met deze items doet, verlies van deze spullen door technische problemen of fouten of voor het innemen van deze items na overtreding van de regels. Aanpassingen in de server kunnen gevolgen hebben voor deze virtuele items, die je hierdoor kunt verliezen.



8. Privacy

    1. Jouw privacy wordt gewaarborgd zoals omschreven in ons privacybeleid.



9. Activiteiten

    1. Bij het verbreken van één of meerdere regels tijdens of buiten een activiteit of het niet opvolgen van de aanwijzingen van een van de bestuurders of verantwoordelijke commissieleden, kan per direct toegang worden ontzegt van de activiteit en/of de locatie waar de activiteit plaatsvindt. Dit kan gepaard gaan met een uitsluiting van toekomstige activiteiten.

    2. Deelname aan door Shadowzone Gaming georganiseerde activiteiten geschiedt op eigen risico.

    3. Bij diefstal of vernieling zullen we direct een melding maken bij de politie en zal dit leiden tot een directe verwijdering uit Shadowzone Gaming.

    4. Het gebruik van/handelen in (illegale) drugs tijdens activiteiten georganiseerd door Shadowzone Gaming is ten strengste verboden. Overtreding hiervan zal leiden tot een directe verwijdering uit Shadowzone Gaming.

    5. Roken tijdens fysieke activiteiten is mogelijk op de door het bestuur aangewezen plekken. Deze rookplekken zullen nooit binnen zijn en dus altijd buiten.

    6. Betalingen voor activiteiten gaan digitaal via betaalverzoeken. Het dus niet mogelijk om contant te betalen.

      1. Alleen als het expliciet is aangegeven door het bestuur, is het mogelijk om contant te betalen.

    7. Overmatig drankgebruik (en het daarmee van last zijn van anderen) is niet toegestaan.

    8. Elke vorm van fysiek of mentaal geweld keuren we ten strengste af en kan leiden tot een verwijdering uit Shadowzone Gaming.

    9. Er kan om een legitimatiebewijs gevraagd worden om te controleren of je de juiste leeftijd hebt om deel te mogen nemen aan de activiteit.

    10. Bij LAN-party’s krijg je in principe één stopcontact en één ethernetaansluiting per persoon.

    11. We zijn met zijn allen verantwoordelijk voor het schoon en netjes achterlaten van de locatie. Dat betekent dat we dus met zijn allen opruimen en alles zo schoon mogelijk houden.

    12. Het is onder geen enkele voorwaarde toegestaan om aan de (netwerk)apparatuur van Shadowzone Gaming of derden te zitten zonder expliciete toestemming van het bestuur.

    13. Om het netwerk niet te overbelasten is het niet de bedoeling om spellen te gaan downloaden tijdens de LAN-party. Doe dit van tevoren thuis.

    14. Hacken, cheaten en het gebruik van illegale software is niet toegestaan.

    15. Je mag er niet op rekenen dat er een draadloos netwerk aanwezig is. Zorg er dan ook voor dat je geen wifi nodig hebt.

    16. Het veroorzaken van te veel geluidsoverlast kan tot inbeslagname van de geluidsapparatuur leiden.



10. Vergoedingen

    1. Bestuursleden zijn geen contributie aan de vereniging verschuldigd.



11. Geheimhouding

  1. Er geldt een geheimhoudingsplicht voor alle bijzonderheden die je bij jouw inzet voor de vereniging over de vereniging, leden en andere relaties van de vereniging te weten ben gekomen. Het is verboden deze informatie op welke manier dan ook direct of indirect met derden te delen.

  2. Het gaat bij het bepaalde in lid 1 over informatie waarvan je het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Dit geldt in elk geval, maar niet uitsluitend, voor persoonsgegevens en verkregen informatie die (nog) niet publiekelijk is.

  3. Deze geheimhouding geldt zowel tijdens als na afloop van jouw inzet voor de vereniging.

  4. Bij het ter beschikking krijgen van vertrouwelijke gegevens ben je individueel verantwoordelijk voor het veilig bewaren van die gegevens. Je dient hier verantwoordelijk mee om te gaan.

  5. Bij het einde van jouw actieve inzet voor de vereniging ben je verplicht alle eigendommen, correspondentie, aantekeningen, tekeningen, (elektronische) informatiedragers en andere zaken die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging in te leveren bij het bestuur van de vereniging. Ook alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging ben je verplicht op dat moment over te dragen aan het bestuur van de vereniging. Na overdracht dienen deze gegevens definitief en niet –traceerbaar verwijderd te worden.

  6. Bij overtreding van het betreffende in dit artikel en/of een aanvullende geheimhoudingsverklaring zal de vereniging de inzet van de desbetreffende persoon met onmiddellijke ingang beëindigen. Bij leden leidt dit tot een schorsing waarop een ontzetting kan volgen. De desbetreffende persoon is verantwoordelijk voor de gemaakte kosten door schade die volgt door overtreding van het voorgaande.